Autor: Jamie Bourassa
Większość przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie dyscypliny procesów operacyjnych (OPD — Operational Process Discipline), aby osiągnąć cel, o którym mówi się najgłośniej: zaszczepić w każdym pracowniku wiedzę i zaangażowanie potrzebne do poprawnego wykonywania każdego zadania za każdym razem. Jednak na pewnym etapie proces zwykle załamuje się, a firma pozostaje z niezrealizowanymi celami, sfrustrowanymi pracownikami i rozczarowanymi menedżerami.
Koniec roku to dobry moment, by zapoznać się z kilkoma wskazówkami i strategiami, dzięki którym Twoja następna próba implementacji OPD powiedzie się i przyniesie trwały rezultat. Włożony w to wysiłek nie będzie zmarnowany. Przemyślana i ścisła dyscyplina procesów operacyjnych to często najważniejsza cecha wyróżniająca najlepszych dostawców usług zarządzanych — taki wniosek płynie z badania przeprowadzonego przez firmę LOGICnow wśród partnerów korzystających z platformy MAXfocus.
Do każdej firmy pasuje inny model OPD. Na przykład DuPont, Chevron i Accenture mają swoje własne modele. Wilson Perumal, konsultant w dziedzinie zarządzania, opisuje kilka filarów, z których można łatwo zbudować fundament dyscypliny procesów operacyjnych dostosowany do specyfiki każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Mniejsze przedsiębiorstwa odnoszą z OPD korzyści równie znaczące, jak wielkie korporacje. Niezależnie od strategii, jaką obierzesz, przed sformułowaniem planu musisz podjąć kilka kluczowych — i od tej pory niezmiennych — decyzji. Choć mają fundamentalne znaczenie, to właśnie one są traktowane po macoszemu przez firmy wdrażające model OPD — zwłaszcza przez firmy mniejsze i niedysponujące bogatym zapleczem kadrowym w dziale HR i zarządzie.
- Wyraźnie wskaż jednostkę firmy lub obszar działania, w którym ma być wdrażany model OPD. Choć każdy pracownik powinien kierować się ogólną misją przedsiębiorstwa, poszczególne jednostki organizacyjne funkcjonują najlepiej, gdy stosują własne metody motywowania i szkolenia oraz formułują własne cele.
- Nakreśl zadania, które każdy pracownik ma realizować, by jak najlepiej wykonywać swoją pracę.
- Jasno określ niezmienne cele dla każdego pracownika. Weryfikuj wyniki pracowników co najmniej raz na kwartał. Pozwoli to wdrożyć zmiany eliminujące powody niskiej wydajności lub zmodyfikować zadania potrzebne do osiągnięcia celu.
- Brak informacji: Podwładni nie byli informowani o problemach lub przyczynach podjęcia określonych działań przez organizację.
- Brak zainteresowania: Przełożeni nie interesowali się problemami podwładnych; nie wiedzieli, co tak naprawdę robią ich podwładni. Marnowano kompetencje i czas poświęcony na szkolenia; dochodziło do erozji dyscypliny.
- Nie dość stanowcze dowodzenie: Każdy, od najwyższego aż do najniższego szczebla organizacji, musi wiedzieć, na czym stoi i czego się od niego oczekuje. Nawet najmniejszy szczegół ma wpływ na wyniki.
- Niestabilność: Brak właściwego planowania zmian (np. w procesach lub harmonogramach) i niewłaściwe/niesprawiedliwe decyzje o awansach lub ocenach pracy — to czynniki niekorzystnie wpływające na morale, a w konsekwencji także na dyscyplinę.
Żaden plan OPD nie przyniesie od razu idealnych rezultatów, a każde wdrożenie wymaga corocznych analiz mocnych i słabych punktów. Jednak solidny fundament zbudowany rękami zaangażowanych i rozważnych liderów może ograniczyć rotację personelu, poprawić produktywność pracy, zwiększyć motywację i zaangażowanie, podnieść poziom zadowolenia klientów i przybliżyć organizację do doskonałości operacyjnej. Firmy, które osiągają najlepsze wyniki, doskonale wiedzą, jakie korzyści może przynieść dyscyplina procesów operacyjnych. Więcej informacji znajdziesz w opracowaniu https://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper_-_Heroes_vs_Process_Discipline.pdf