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強力な業務プロセス統制への道のり

投稿者: Jamie Bourassa

すべての従業員にあらゆる業務についての適切な知識を持たせて、毎回それを実行させることは、企業にとって重要な目標であり、ほとんどの企業は、その目標を達成するための業務プロセス統制(OPD)を試したことがあります。 ただし、ある時点で、このプロセスはおそらく崩壊し、未達成の目標、フラストレーションの溜まった従業員や失望したマネージャーが残ったという経験もあるかもしれません。

年度末は、次のOPD実施を検討するための絶好のタイミングであり、試してみる価値があるはずです。LOGICnowがMAXfocusプラットフォームパートナーに対して実施している調査によると、業績の良いMSP(英語版)(Management Service Provider)の多くは、計画的に実施されたOPDを受けているという特徴があります。 

企業によって適合するOPDは異なります。 たとえば、DuPont、Chevron(英語サイト)、Accenture(英語サイト)はそれぞれ自社用のプロセスを持っています。 管理コンサルタントのWilson Perumal氏は、会社の規模にかかわらず、OPDの基盤を支えている、簡単な調整が可能な複数の柱について説明しています。  小規模企業でも、大企業と変わらないメリットを享受することができます。 採用するアプローチにかかわらず、計画を作成する前に必ず基本事項を頭に入れてください。 これらは基本的な手順ですが、企業、特に専門のHR部門や経営ベンチのない小規模な企業がうっかり見落としがちな手順でもあります。

  • OPDが目標とする部門や分野をはっきり確定します。 全社的な使命はすべての従業員の心に刻むべきものですが、各部署は独自のインセンティブ、トレーニング、および目標を掲げることが重要です。
  • できるだけ良い仕事をするために各従業員が行うべき業務の要点をまとめます。
  • 各従業員の目標をしっかり設定します。 少なくとも四半期に一度は従業員の業績を審査します。 業績審査は、低い業績を正すために必要な変更を実施し、望まれる目標を達成するために必要な業務を調整する機会となります。
OPDを成功させる最も重要な要素とは、会社のリーダーが全責任を負いコミットすることです。 今日の最新OPDの土台のほとんどを築いたと言える『1950 study Discipline in the U.S. Navy』の著者Arleigh Burke海軍少将は、海軍の統制の崩壊が発生したケースでは、いずれもリーダーの失敗により引き起こされる4つの主要要素が原因だとしています。 みなさんが自分の会社で経験したフラストレーションや統制の弱体化を考えてみてください。 おそらく、以下のいずれかの問題に帰結するでしょう。
  1. 情報不足: 部下が、問題や組織が対策を行った理由を知らされていません。
  2. 関心不足: 上司が、部下の抱える問題や、部下が実際どのような仕事に携わっているか関心がないか、あるいは知りません。 スキルやトレーニングが無駄になり、統制が弱体化します。
  3. 指揮系統の緩み: 上層部から下までの全員が、自分の立場と何を期待されているかを把握しておく必要があります。 些細なことでも影響力があり、重大な結果の一因となります。
  4. 不安定さ: 変化(業務やスケジュール)に対して十分計画を立てられない場合や、昇進や職務評価を適切かつ公正に取り扱えない場合、士気が低下し、最終的にあらゆる階層の統制が少しずつ失われます。

完璧な結果をもたらすOPD計画は存在しません。なので、計画のすべてについて、その長所と短所を毎年評価する必要があります。 とはいえ、熱心で思いやりのあるリーダーの手による確実な土台に基づくOPD計画は、保持率、生産性、従業員の集中と関与、顧客満足度を改善し、全体的に優れた運用を実現します。  業績の良い企業は、OPDが変化をもたらすことを知っているのです。 詳しくは、https://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper__Heroes_vs_Process_Discipline.pdf (英語サイト) をご覧ください。

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