Vägen till en stark driftdisciplin

Författare: Jamie Bourassa

De flesta företag har i någon mån försökt tillämpa Operational Process Discipline (OPD, driftdisciplin) för att uppnå det mest eftertraktade av alla mål: att ge alla anställda de kunskaper och det engagemang som krävs för att utföra varje uppgift rätt varje gång. Men den här processen har troligen brutit samman vid något tillfälle, med ouppnådda mål, frustrerade anställda och besvikna chefer som resultat.

När slutet av året närmar sig är det ett bra tillfälle att utforska tips och strategier som ökar chansen att nästa OPD blir framgångsrik och bestående. Ansträngningarna ska löna sig. Grundligt genomförd OPD är ofta en central egenskap för stora leverantörer av övervakade tjänster, enligt forskning som LOGICnow har genomfört på uppdrag av sina MAXfocus-plattformpartner. 

Olika OPD-åtgärder passar olika företag. DuPont, Chevron och Accenture har till exempel sina egna versioner. Konsulten Wilson Perumal beskriver hur du kan skapa en bra grund för OPD genom enkla förbättringar av ett flertal faktorer.  Mindre företag kan gynnas av OPD i lika hög grad som större.  Oavsett vilken metod du använder, se till att du har koll på några grundläggande saker innan du tar fram en plan. Det här är avgörande åtgärder, men också något som företag tenderar att slarva med, särskilt mindre sådana utan flerskiktade HR- eller ledningsorganisationer.

  • Klargör tydligt vilken avdelning eller vilket område som OPD-åtgärderna är inriktade på. Företagets övergripande inriktning bör vara inpräntad i alla medarbetare, men olika avdelningar fungerar bäst med sina egna incitament, utbildningar och mål.
  • Beskriv vilka uppgifter som alla anställda förväntas utföra för att göra en så bra arbetsinsats som möjligt.
  • Avgränsa målen tydligt för alla medarbetare. Granska deras prestationer minst en gång i kvartalet. Det ger möjlighet att tillämpa förändringar som krävs för att korrigera otillräckliga prestationer eller modifiera de uppgifter som är nödvändiga för att nå önskat mål.
Den viktigaste faktorn för framgångsrik OPD är en helhjärtad acceptans och ett starkt engagemang från företagets ledning. Konteramiral Arleigh Burke, vars studie Discipline in the U.S. Navy från 1950 lade grunden till en stor del av dagens OPD, härledde varje större fall av undermålig disciplin i flottan till fyra större faktorer som var och en orsakades av bristfälligt ledarskap. Tänk på orsaker till frustration och försämrad disciplin du har upplevt på företag som du har arbetat för. Det berodde med stor sannolikhet på något av följande problem:
  1. Bristfällig information: De anställda informerades inte om problem eller skäl till att organisationen vidtog specifika åtgärder.
  2. Brist på intresse: Ledningen hade lite intresse av eller kunskap om de anställdas problem eller deras konkreta arbetsuppgifter. Färdigheter och utbildning utnyttjades inte – disciplinen försämrades.
  3. Slapphet i beslutskedjor: Hela personalen – från högsta ledningen och nedåt – måste veta var de står och vad som förväntas av dem. Varje detalj bidrar till ett ändamålsenligt resultat som gör skillnad.
  4. Instabilitet: Otillräcklig planering inför förändringar (till exempel av verksamheten och tidsscheman) eller felaktig och olämplig hantering av befordringar eller arbetsutvärderingar nöter på moralen – och i slutänden disciplinen – hos personalen.

Ingen OPD-plan leder till perfekta resultat, och samtliga planer kräver årliga utvärderingar av styrkor och svagheter. Men en plan som bygger på en fast grund, som har skapats av engagerade och omtänksamma chefer, kan minska personalomsättningen, höja produktiviteten och medarbetarnas fokus och intresse, samt förbättra kundnöjdheten och verksamhetens övergripande effektivitet.  Framgångsrika företag vet vilken skillnad OPD gör.  Om du vill veta mer kan du besöka http://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper_-_Heroes_vs_Process_Discipline.pdf