A stabil működési folyamathoz vezető út

Szerző: Jamie Bourassa

A legtöbb vállalat megpróbál szabályokat bevezetni a működési folyamatra vonatkozóan (OPD), hogy megvalósítsa az egyik legfontosabb célkitűzést: minden egyes alkalmazott rendelkezzen a megfelelő tudással és elkötelezettséggel ahhoz, hogy mindig mindent helyesen hajtson végre. Viszont a folyamat valószínűleg megakadt egy adott ponton, teljesítetlen célokat, frusztrált alkalmazottakat és csalódott vezetőket hagyva maga után.

Közeledik az év vége, ami kiváló alkalom arra, hogy tanácsokat adjunk, hogyan hozható létre sikeres és tartós OPD. Megéri a fáradságot! A LOGICnow által a MAXfocus platformot használók körében végzett felmérés szerint a körültekintően alkalmazott OPD gyakran a felügyelt szolgáltatást nyújtók (MSP) egyik fő jellemzője. 

Különböző vállalatoknál különböző működési szabályok szükségesek. A DuPont, a Chevron, az Accenture stb. mind saját verziót készítettek. Wilson Perumal vezetői tanácsadó több olyan alappillért mutat be, amelyek egyszerűen igazíthatók úgy, hogy megfelelő alapot nyújtsanak a működési szabályokhoz, a vállalat méretétől függően.  A kisebb vállalatok ugyanúgy profitálhatnak a szabályokból, mint a nagyobb cégek.  Bármilyen megközelítést is választ, a terv kialakítása előtt mindenképpen fektesse le a megfelelő alapokat. Ezek fontos lépések, de a vállalatok – főként a HR területtel vagy erős vezetéssel nem rendelkező kisebb üzletek – sokszor nem törődnek velük.

  • Határozza meg egyértelműen azt a részleget vagy területet, amelyre a működési szabályok vonatkoznak majd. A vállalat általános céljait minden alkalmazottnak támogatnia kell, a különböző részlegek akkor működnek a legjobban, ha saját ösztönzőkkel, képzéssel és célkitűzésekkel rendelkeznek.
  • Határozza meg a feladatokat, melyeket az alkalmazottaknak el kell végezniük a lehető legjobb eredményhez.
  • Egyértelműen tűzze ki az egyes alkalmazottakra vonatkozó célokat. Értékelje a teljesítményüket legalább negyedévente. Így elvégezhetők a szükséges módosítások, amennyiben alacsony a teljesítmény, illetve módosíthatók az elvégzendő feladatok a kívánt cél eléréséhez.
A sikeres OPD legfontosabb összetevője, hogy a vállalat vezetése teljes mértékben elkötelezett legyen a témában. Arleigh Burke ellentengernagy 1950-ben kiadott „Az amerikai tengerészet szabálykönyve” című tanulmánya fektette le napjaink modern működési szabályainak alapjait. Szerinte, ha a szabályok nem működnek, annak a tengerészetben négy fő oka lehet, melyek mindegyike vezetői hibára vezethető vissza. Gondoljon csak bele, milyen frusztrációt vagy fegyelemhiányt tapasztalt eddigi munkahelyein. Ezek nagy valószínűséggel az alábbi problémák egyikéből eredtek.
  1. Információhiány: A beosztottakat nem tájékoztatják a problémákról vagy egy-egy vállalati lépés okairól.
  2. Érdeklődés hiánya: A feletteseket nem érdeklik a beosztottak problémái és elvégzett munkája, vagy nincsenek azokkal tisztában. A szakértelem és a képzés veszendőbe megy, meglazult a fegyelem.
  3. Laza utasítások: A felső vezetéstől kezdve az alsó szintekig minden munkatársnak ismernie kell a saját helyét, és hogy mit várnak el tőle. Minden apró részlet fontos szerepet játszik abban, hogy az eredmény hatékony és számottevő legyen.
  4. Instabilitás: Ha nem tervezzük meg megfelelően a változásokat (úgymint szükséges lépések és határidők), vagy a kinevezések és értékelések nem megfelelőek vagy igazságosak, az rontja a munkamorált, és adott esetben a vállalat egészében tapasztalt fegyelemre is hatással lehet.

Egyetlen OPD-terv sem hoz tökéletes eredményt, és minden esetben évente értékelni kell az erősségeket és gyengeségeket. De ha az elkötelezett és körültekintő vezetők szilárd alapokat hoznak létre, azzal javulni fog a fluktuáció, a hatékonyság, az alkalmazottak figyelme és részvétele, az ügyfél-elégedettség, valamint a teljes működési hatékonyság.  A jól teljesítő társaságok tisztában vannak az OPD erejével.  További információért látogasson el a http://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper_-_Heroes_vs_Process_Discipline.pdf oldalra