O caminho para uma disciplina sólida nos processos operacionais

Autor: Jamie Bourassa

A maioria das empresas tentou implementar planos de disciplina nos processos operacionais (OPD) para atingir o mais cobiçado de todos os objetivos: transmitir a cada funcionário os conhecimentos e o compromisso necessários para realizar seu trabalho sempre da maneira certa. Apesar disso, é muito frequente que o processo seja interrompido em algum ponto, e que alguns objetivos não sejam atingidos, resultando em funcionários frustrados e gerentes desapontados.

Com o final do ano se aproximando, é um bom momento para explorar algumas sugestões e estratégias que irão ajudá-lo, para que a sua próxima iniciativa de OPD seja bem-sucedida e duradoura. O esforço deveria valer a pena. A aplicação cuidadosa de um processo de OPD costuma caracterizar os parceiros MSP de alto desempenho, segundo uma pesquisa desenvolvida pela LOGICnow para os seus parceiros da plataforma MAXfocus. 

Diferentes empresas precisam de diferentes processos de OPD. Por exemplo, a DuPont, a Chevron e a Accenture têm suas próprias versões. O consultor de gestão Wilson Perumal descreve vários pilares que podem ser facilmente adaptados para respaldar a sua iniciativa de OPD, independentemente do porte da sua empresa.  As empresas menores podem beneficiar-se da disciplina tanto quanto as grandes.  Qualquer que seja a abordagem adotada, certifique-se de compreender alguns conceitos básicos antes de desenvolver um plano. Estes são passos fundamentais, mas também são tarefas que as empresas costumam desconsiderar, especialmente em se tratando de empresas pequenas sem departamento de RH ou de gestão que possa impô-las.

  • Estabelecer claramente a divisão ou área na qual o processo de OPD será aplicado. Embora todos os funcionários devessem ter plena ciência da missão geral da empresa, diferentes divisões funcionam melhor com seus próprios incentivos, treinamentos e objetivos.
  • Delinear as tarefas que se espera que cada funcionário realize para executar sua função da melhor maneira possível.
  • Estabelecer de maneira definida os objetivos para cada funcionário. Revisar seu desempenho pelo menos uma vez a cada três meses. Isto permite implementar as mudanças necessárias em casos de baixo desempenho ou modificar as tarefas requeridas para atingir determinado objetivo.
O fator mais importante para um processo de OPD ser bem-sucedido é ter a convicção e o compromisso absolutos da liderança da empresa. O Vice-almirante Arleigh Burke, cujo estudo de 1950 "Discipline in the U.S. Navy" (Disciplina na Marinha dos Estados Unidos) assentou as bases de muitas das noções modernas na área da OPD, atribuía todos os casos importantes de perda de disciplina na marinha a um de quatro fatores principais, todos eles associados a problemas de liderança. Pense nos casos de frustração e degradação da disciplina que você experimentou nas empresas em que trabalhou. Provavelmente, foram provocados por algum destes problemas:
  1. Falta de informação: Os subordinados não foram informados sobre os problemas ou motivos que levaram a empresa a tomar certas medidas.
  2. Falta de interesse: O pessoal de maior hierarquia não tinha muito interesse nos problemas ou trabalhos dos subordinados ou até desconhecia. Competências e treinamento desaproveitados, erodindo a disciplina.
  3. Desídia no nível de comando: Todos os membros de uma empresa, desde o executivo mais alto, devem saber qual posição ocupam e o que se espera deles. Cada detalhe, mesmo o mínimo, contribui para atingir resultados eficazes e valiosos.
  4. Instabilidade: A falta de planejamento de mudanças adequado (por exemplo, nas operações ou horários), ou de um gerenciamento apropriado e justo das promoções ou avaliações de cargos atenta contra a moral e, com o tempo, degrada a disciplina nos diferentes níveis.

Nenhum plano de OPD terá resultados perfeitos e, em todos os casos, serão necessárias avaliações anuais para identificar forças e fraquezas. Mas um plano sobre uma base sólida, desenvolvido por líderes comprometidos e compreensivos, pode aumentar a retenção, a produtividade, a atenção e o compromisso dos funcionários, a satisfação do cliente e a excelência operacional geral.  As empresas de alto desempenho sabem a diferença que faz ter um plano de OPD.  Para mais informações, visite http://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper_-_Heroes_vs_Process_Discipline.pdf

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