Der Weg zu streng geregelten Betriebsprozessen

Autor: Jamie Bourassa

Die meisten Unternehmen haben sich bereits daran versucht, geregelte Betriebsprozesse zu implementieren, um das hehrste aller Ziele zu erreichen: jedem einzelnen Mitarbeiter das Wissen und die Motivation an die Hand zu geben, die für eine richtige und wiederholbare Ausführung einer Aufgabe erforderlich ist. Diese Prozesse sind jedoch wahrscheinlich zu irgendeinem Zeitpunkt eingebrochen und haben zu unerfüllten Zielen, frustrierten Mitarbeiten und enttäuschten Managern geführt.

Zum Ende des Jahres lohnt es sich, einen Blick auf einige Tipps und Strategien zu werfen, mit denen Sie erfolgreich und dauerhaft streng geregelte Betriebsprozesse implementieren können. Der Aufwand lohnt sich gewiss. Laut einer von LOGICnow durchgeführten Studie unter den MAXfocus-Plattformpartnern des Unternehmens sind streng geregelte Betriebsprozesse oftmals ein Merkmal erfolgreicher MSPs (Managed Services Provider). 

Unterschiedliche Unternehmen verfügen auch über unterschiedliche streng geregelte Betriebsprozesse. Beispielsweise verfolgen DuPont, Chevron und Accenture jeweils ihre eigenen Ansätze. Managementberater Wilson Perumal beschreibt mehrere Eckpfeiler, die sich einfach anpassen lassen, um die Grundlage Ihrer streng geregelten Betriebsprozesse ungeachtet der Unternehmensgröße zu stützen.  Kleinere Unternehmen können von der Regelung ebenso profitieren, wie große Unternehmen.  Für welchen Ansatz Sie sich auch entscheiden – Sie sollten zunächst ein paar Grundlagen in Stein meißeln, bevor Sie einen Plan entwickeln. Hierbei handelt es sich um fundamentale Schritte, die in vielen Unternehmen jedoch ausgelassen werden. Dies ist insbesondere bei kleineren Unternehmen ohne umfassende Personalabteilung oder Management-Riege der Fall.

  • Definieren Sie eindeutig die Abteilung bzw. den Bereich, für den die streng geregelten Prozesse gelten. Jeder Mitarbeiter sollte die übergeordnete Aufgabe des Unternehmens verinnerlicht haben. Dennoch kann der Betrieb in den einzelnen Abteilungen über eigene Anreize, Schulungen und Ziele optimiert werden.
  • Beschreiben Sie die Aufgaben, die von jedem Mitarbeiter erwartet werden, um eine optimale Leistung zu erbringen.
  • Legen Sie eindeutige Ziele für jeden Mitarbeiter fest. Prüfen Sie die Leistung mindestens einmal pro Quartal. So haben Sie die Möglichkeit, notwendige Änderungen umzusetzen, um einer schlechten Leistung entgegenzuwirken oder die erforderlichen Aufgaben zur Erreichung des gewünschten Ziels abzuändern.
Der wichtigste Faktor für erfolgreiche streng geregelte Prozesse ist eine vollständige Befürwortung durch die Unternehmensleitung. Konteradmiral Arleigh Burke, dessen 1950 durchgeführte Studie Discipline in the U.S. Navy den Grundstein für weite Teile moderner streng geregelter Betriebsprozesse legte, führte jeden größeren Fall von Prozessmissachtungen in der Navy auf vier Hauptfaktoren zurück, die jeweils durch ein Versagen der Führungskraft verursacht wurden. Denken Sie an die Frustration und die Einbrüche in der Prozessdisziplin in den Unternehmen, für die Sie bisher tätig waren. Wahrscheinlich wurden auch diese durch eines der folgenden Probleme verursacht.
  1. Mangelnde Information: Untergebene wurden nicht über die Probleme oder Gründe informiert, die das Unternehmen zur entsprechenden Maßnahme bewegt haben.
  2. Mangelndes Interesse: Die Führungspersonen zeigten kein Interesse an den Problemen ihrer Untergebenen oder deren tatsächliche Aufgaben oder wussten nicht darüber Bescheid. Fähigkeiten und Schulungsbemühungen wurden verschwendet, die Disziplin brach ein.
  3. Nachlässigkeit in der Befehlskette: Alle Personen müssen von der obersten Führungsebene an wissen, wo sie stehen und was von ihnen erwartet wird. Jedes noch so kleine Detail leistet seinen Beitrag zu einem effektiven und bedeutungsvollen Ergebnis.
  4. Instabilität: Eine nicht angemessene Vorausplanung von Änderungen (wie betrieblichen Vorgängen oder Plänen) oder die fehlerhafte/ungerechte Umsetzung von Beförderungen oder Leistungsbewertungen schaden der Moral und letztendlich der Disziplin in allen Rängen.

Kein Plan für streng geregelte Prozesse wird perfekte Ergebnisse liefern. Er muss daher jährlich überprüft werden, um seine Stärken und Schwächen zu ermitteln. Wenn er jedoch auf einer soliden Grundlage basiert, die von engagierten, fürsorglichen Führungspersonen aufgebaut wurde, kann ein solcher Plan die Bindung, Produktivität, Konzentration und Einbindung der Mitarbeiter sowie die Kundenzufriedenheit und die allgemeine betriebliche Optimierung verbessern.  Leistungsstarke Unternehmen wissen, welchen Unterschied streng geregelte Prozesse bedeuten.  Weitere Informationen finden Sie unter http://www.isg-one.com/knowledgecenter/whitepapers/private/papers/White_paper_-_Heroes_vs_Process_Discipline.pdf